Wie Sie PDF-Korrekturen in der Cloud oder in InDesign abwickeln

Wie Sie Kommentare und Korrekturen in PDF-Dateien erstellen, hat meine Kollegin Sandra vor einiger Zeit in diesem Blogbeitrag beschrieben. Es gibt eine Reihe von Herstellern, die Werkzeuge und Dienste für das Abwickeln von PDF-Korrekturen anbieten. Hier konzentrieren wir uns auf die Möglichkeiten, die direkt von Adobe – dem «Besitzer» der PDF-Technologie – kommen.

Es gibt aktuell zwei Wege, um Drucklayouts für Korrektoren im Adobe-Ökosystem freizugeben:

• Via PDF über die Acrobat-Programme und die Document Cloud
• Direkt aus InDesign

Korrigieren via PDF und Acrobat/Document Cloud

Acrobat Reader, Acrobat Standard und Acrobat Pro sind die Programme, welche mehr oder weniger umfangreiche Funktionalitäten rund ums PDF bereitstellen. Die rund ums PDF entstandenen Clouddienste fasst Adobe unter dem Namen «Document Cloud» zusammen. Diese Clouddienste sind eng mit den lokal installierten Acrobat-Versionen verzahnt.

Dies bedeutet zum Beispiel, dass eine Korrekturfreigabe entweder aus Acrobat heraus oder auch direkt im Browser in der Document Cloud gestartet werden kann. Gleiches gilt für die zurückgemeldeten Korrekturen: Diese können entweder im wieder heruntergeladenen PDF gesichtet werden oder direkt im Browser.

Der Ablauf ist bei beiden Wegen ähnlich:

1. PDF in Acrobat öffnen oder in die Document Cloud hochladen.
2. E-Mail-Adressen der Empfänger eingeben. Bei Bedarf können eine Mitteilung und ein Endtermin definiert werden. Der Endtermin hat jedoch keinen funktionalen Einfluss auf den Workflow, sondern rein informativen Charakter.

3. Die Empfänger erhalten nun ein E-Mail mit einem Link, welcher die Datei in der Document Cloud anzeigt.
 

4. Nun kann entweder als Gast oder eingeloggt mit einer Adobe ID kommentiert werden. Es stehen fünf Korrekturwerkzeuge zur Verfügung: Notizzettel, Marker, Unterstreichen, Durchstreichen und ein Freihandwerkzeug. Für Textkorrekturen ist es am einfachsten, zuerst den Text zu markieren und dann das passende Korrekturwerkzeug auszuwählen.

5. Die Anmerkungen aller Teilnehmer werden dabei (fast) in Echtzeit angezeigt – man sieht immer, was die anderen beigetragen haben.
 

6. Haben alle Korrektoren ihre Durchsicht beendet, kann der Ersteller des Korrekturlaufs das PDF samt Korrekturanweisungen herunterladen und z.B. an den Grafiker weiterleiten, der die Korrekturen dann ausführt.

Stand Ende 2020 scheint für den Ersteller einer Korrekturfreigabe kein bezahltes Abo und auch keine gekaufte Acrobat-Lizenz nötig zu sein. Behalten Sie aber im Hinterkopf, dass die «Gratis»-Angebote der grossen Clouddienstleister meist eher dem Aufbau neuer Kundensegmente dienen und weniger ihrer Grosszügigkeit entspringen.
Grundsätzlich gilt: Die Empfänger einer PDF-Korrekturfreigabe benötigen weder ein installiertes Acrobat-Produkt noch ein Abo bei Adobe. Die Eingabe der Korrekturen erfolgt im Browser. Ein kostenloses Adobe-Log-in (Adobe ID) ist nicht erforderlich, empfiehlt sich jedoch, wenn regelmässig Korrekturen ausgeführt werden sollen

Korrekturlauf aus InDesign starten

InDesign hat mit der Version 2020 eine erste eingebaute Freigabefunktion zu Korrekturzwecken, genannt «Für Review freigeben», erhalten. Damit kann ohne Umweg über ein PDF direkt aus InDesign ein Korrekturlauf gestartet werden. Die Version 2020 hatte leider nur rudimentäre Werkzeuge und war für umfangreiche Textkorrekturen wenig geeignet. Mit der Version 2021 sieht das schon viel besser aus, die Tools sind fast identisch mit jenen aus der Document Cloud.

Das Tolle an dieser Variante ist, dass die so eingetragenen Korrekturen für den InDesign-Anwender direkt in InDesign in der «Review»-Palette ersichtlich sind.

Bei mir haben verschiedene Tests ergeben, dass die Funktion womöglich noch nicht ganz reif ist – bisweilen wurden Korrekturen den anderen Benutzern nicht angezeigt oder fanden den Weg gar nie zurück ins InDesign. Zuverlässigkeit ist in diesem Workflow aber unerlässlich. Sobald die Kinderkrankheiten beseitigt sind, wird die Korrekturmöglichkeit direkt via InDesign eine super Sache!