Wechseln auf die QR-Rechnung –

Die Phase der Umstellung auf die QR-Rechnung hat bereits letzten Sommer begonnen. Sehr gut möglich also, dass Sie bereits selbst Rechnungen im neuen Format in den Händen gehalten haben. Dem allergrössten Teil der Schweizer Unternehmen ist bewusst, dass die bisherigen Einzahlungsscheine künftig nicht mehr genutzt werden können. Der Zwischenstand bei der Umstellung auf das neue System variiert jedoch sehr stark: Die Ergebnisse einer Umfrage im Auftrag des Finanzdienstleisters SIX zeigen, dass bis zu diesem Sommer weniger als ein Viertel der Unternehmen die Umstellung bereits vollzogen hat.

Einführungsfrist ausreizen ist schlechte Idee

In den vergangenen Monaten haben sicherlich diverse weitere Unternehmen den Schritt gewagt. Doch viele planen die Umstellung erst auf das dritte Quartal 2022 oder haben noch überhaupt keine Angaben zur Planung machen können. Das könnte zu Problemen führen.
Denn wenn nach dem 30. September 2022 keine Zahlungen per rotem oder orangem Einzahlungsschein mehr verarbeitet werden, bedeutet das: Die letzten Rechnungen mit einem solchen Schein sollten maximal bis Juli 2022 versendet werden. Nur so können alle Zahlungsfristen eingehalten und Mahnvorgänge und Zuweisungen von Beträgen ganz sicher noch vor dieser Deadline vollständig abgewickelt werden. Danach kann es sowohl für Kunden als auch für Anbieter ungemütlich werden. Das Verbuchen wird aufwendig, wenn Kundendaten bei den eingegangenen Zahlungen fehlen, oder es werden Hauruckübungen bei der Anpassung von Software nötig.
 

Diese Umstellungsschritte sind zu tun

Zum Generieren und Verarbeiten der QR-Rechnungen sind je nach Unternehmen unterschiedliche Umstellungen notwendig: Für grössere Firmen, die eine eigene IT-Lösung haben oder eine ERP-Software einsetzen, geht es um andere Fragen als für KMUs, Selbständige, Vereine oder Anbieter mit kleineren Onlineshops. In jedem Fall ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um mit dem Softwareanbieter und der Bank Kontakt aufzunehmen und notwendige Schritte zu besprechen. Möglicherweise ist auch neue Hardware zum Beispiel für angepasste Einlesegeräte nötig.

Sind alle IT-Fragen geklärt, geht es darum, auf welche Weise aus den vorhandenen Daten tatsächlich versandfertige Rechnungen mit QR-Code werden. Wie die neuen QR-Rechnungen aussehen müssen, wird im «Style Guide QR-Rechnung» von SIX übersichtlich gezeigt. Darin sind alle gestalterischen Details geregelt: die Platzierung des Teils mit den Zahlungsinformationen und des Empfangsscheins, erlaubte Schriften und Schriftgrössen, Papierformat und -qualität, die Platzierung und Grösse der einzelnen Felder und – besonders wichtig – die genaue Grösse und Art des QR-Codes.

Auch dieser Schritt gestaltet sich je nach Art und Grösse des Unternehmens unterschiedlich. Verwaltungen, Gross- und Kleinunternehmen sowie Privatpersonen haben ganz unterschiedliche Bedürfnisse. Geht es beispielsweise um Spendenmailings einer NGO an viele Empfänger, ist eine Designvorlage mit Leerfeldern nötig, während andere Firmen in allen Feldern vollständige Angaben benötigen. Sehr kleine Firmen oder Selbständige, die ihre Fakturierung manuell erledigen, müssen eventuell Tools von Dienstleistern finden, mit denen QR-Rechnungen online erstellt und als PDF heruntergeladen werden können. Das ist aber nur bei einer überschaubaren Anzahl Rechnungen pro Monat sinnvoll. Etwas grössere Firmen brauchen eine effizientere Lösung und sollten sich von ihren Partnern beraten lassen, was der beste Weg für die Umwandlung in druckfertige Daten ist.

Im letzten, ganz praktischen Schritt geht es schliesslich um Druck und Postversand. Wir empfehlen: Brauchen Sie Ihre noch vorhandenen Papiere mit Einzahlungsscheinen auf und organisieren Sie rechtzeitig für die QR-Rechnung das entsprechende weisse Papier mit Perforation.