Warum das Gut zum Druck via Browser viele Vorteile bringt

Bisher haben wir unseren Kunden für die Einholung des «Gut zum Druck» im Normalfall per E-Mail ein PDF ihres Auftrages geschickt. Um die Datei auf eine E-Mail-taugliche Datenmenge zu bringen, musste die Bildauflösung reduziert werden. Dies ist für eine Endkontrolle nicht optimal und hat oft für Verunsicherung gesorgt. Wir hatten auch keine Gewissheit, ob die Datei auf Kundenseite wirklich korrekt angezeigt wird, da Typ und Einstellung des PDF-Viewers nicht in unserer Kontrolle sind.
 

Welche Vorteile bietet das Tool?

• Das Freigabemodul ist mit der GWG Output Suite konform. Das Bestehen dieses Tests garantiert, dass PDFs standardkonform dargestellt werden können. Da wir keinen Einfluss auf die installierten PDF-Reader auf Kundenseite haben, erreichen wir so eine zuverlässigere Voransicht.
• Weniger manuelle Schritte sind nötig, dadurch wird die Produktion sicherer.
• Wir verfügen über dokumentierte, nachvollziehbare Korrekturen.
• Die Bildauflösung wird nicht reduziert.
   

Wie funktionierts?

Unsere regelmässigen Kunden haben wahrscheinlich schon mit dem neuen Tool Bekanntschaft gemacht. Das Prinzip ist ganz einfach und bringt hoffentlich beiden Seiten Vorteile. Sobald in unserer Medienproduktion die Druckdatei erstellt und geprüft wurde, erhalten Kunden von ihrem Kundenberater eine E-Mail mit einem Link. Ein Klick auf diesen Link bringt die Kunden in ihrem Browser auf das Freigabetool. Der Link ist gültig, solange keine der drei in der Folge beschriebenen Schaltflächen geklickt wurde.

Drei Schaltflächen stehen zur Auswahl:

Druckfreigabe

• Der Kunde hat keine Fehler gefunden und möchte uns das Gut zum Druck erteilen. Nach dem Klick auf «Druckfreigabe» wird der Kundenberater automatisch informiert und die Druckdatei wird in unserem System automatisch für den Druck bereitgestellt.

«Korrekturen ausführen»

• Nachdem der Kunde mit dem Kommentarwerkzeug alle seine Korrekturwünsche direkt auf die Druckseiten platziert hat, wählt er die Schaltfläche «Korrekturen ausführen». Der Kundenberater und die Medienproduktion werden automatisch informiert und haben die Korrekturwünsche in elektronischer Form zur Ansicht. 

Abbruch

• Diese Schaltfläche kommt in erster Linie dann zum Einsatz, wenn der Kunde uns ein druckfertiges PDF angeliefert hat und eine erneute Lieferung nötig ist. Die bestehende Datei wird automatisch aus unserem System entfernt und der Kundenberater darüber informiert. Der Kunde übermittelt uns seine neue Datei.

Welche Möglichkeiten bietet das Tool sonst noch?

Wo passt das Tool nicht?

In den meisten Fällen ist die Anwendung des Freigabetools problemlos. Nicht alle Benutzer kamen mit dem Tool auf Anhieb zurecht, meist wurde das Kommentarwerkzeug nicht gefunden. Das Tool ist weniger geeignet für sehr umfangreiche Korrekturmarkierungen. Hier ist der Weg über ein klassisches PDF besser. Auch Freigabeprozesse mit mehreren involvierten Personen können nicht optimal abgewickelt werden, da der finale Entscheid nur durch eine Person erfolgen kann. Übrigens: Für diese komplexen Fälle mit mehreren Empfängern und mehreren Korrekturgängen haben wir auch eine Lösung. Bei Interesse können Sie mich gerne kontaktieren!
 

Fazit

Es ist eine Notwendigkeit und ein wichtiges Anliegen für uns, Aufträge unserer Kunden möglichst effizient und mit möglichst tiefer Fehleranfälligkeit zu produzieren. Dieses Freigabetool ist ein Puzzleteil, welches uns dabei hilft.