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Roland Dahinden
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29.08.2018

Kategorie: Trends


Wie Unternehmen kontinuierlich besser werden

  

Was wir gewöhnlich mit der Redewendung «Steter Tropfen höhlt den Stein» umschreiben, schrumpft im Geschäftsalltag zu einem Kürzel zusammen: KVP. Es steht für den «kontinuierlichen Verbesserungsprozess», eine Philosophie, die an den zahllosen definierten oder noch nicht organisierten Abläufen in Unternehmen andockt. Auch wir bei Brunner Medien orientieren uns seit rund zwei Jahren daran.

 

 

 

 

Die Philosophie dahinter

 

Die Japaner haben erfunden, was ich Ihnen in diesem Beitrag näherbringen möchte. Die Ursprünge des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses liegen im Konzept des «Kaizen», übersetzt «Wandel, Veränderung zum Besseren». Paradebeispiel für eine systematische Anwendung des KVP ist denn auch der japanische Autobauer Toyota.

 

Beim KVP geht es vordringlich um das stetige Verbessern und Weiterentwickeln von Abläufen in einem Unternehmen. Typisch dabei ist der Ansatz: Man geht nicht an die grossen Kisten heran, wo die Umsetzung allzu oft auf halbem Wege stehen bleibt, sondern dreht an den kleinen Rädern im Getriebe. Im Zentrum stehen punktuelle, aber wirkungsvolle Verbesserungen, die rasch umgesetzt werden können – mit Vorteil an den sogenannten KVP-Tagen selbst. Optimieren von Prozessen ist das eine, andere Bereiche sind Verbesserungen an Produkten und Dienstleistungen, die Weitergabe von Wissen oder das individuelle Trainieren von Fertigkeiten.

 

 

 

Welchen konkreten Nutzen Unternehmen daraus ziehen

 

Oberstes Ziel des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ist, Schritt für Schritt effizienter, besser und damit wettbewerbsfähiger zu werden. An diesem Baum hängen natürlich ganz viele Früchte:

  • Schnellere Durchlaufzeiten. Durchleuchten, wo ich während der Arbeit stets viel Zeit verliere. Neue Lösungen suchen, die Aufwände und Prozesse schlanker machen.
  • Klare Workflows und höhere Prozesssicherheit. Klar umrissene Verantwortungsbereiche und Kompetenzen, klar geregelte Übergaben und Kontrollen.
  • Reduktion der Fehlleistungen. Wichtig: aus Fehlern lernen. Probleme genau analysieren, die richtigen Schlüsse daraus ziehen und die Abläufe anpassen.
  • Systematischeres Innovationsmanagement. Silodenken aufgeben, Know-how weitergeben und allen verfügbar machen, zu neuen Ideen anregen.
  • Mehr Selbstinitiative und mehr unternehmerisches Denken. Seine Rolle, seine Arbeitsorganisation und seine innere Einstellung hinterfragen und aus verschiedenen Perspektiven anschauen.
  • Besseres Betriebsklima. In Teams zusammenarbeiten, konstruktive Feedbackkultur üben.
  • Erhöhung der Wertschöpfung. Bessere Abläufe führen zu besseren Dienstleistungen und Produkten.

 

 

Wie wir bei uns den KVP durchführen

 

Das «K» in unserem prominenten Kürzel ist zentral. Gerade weil man sich kontinuierlich verbessern will, ist es essenziell, sich regelmässig dem KVP zu widmen. Aus diesem Grund führen wir in unserem Betrieb alle zwei Monate sogenannte KVP-Tage durch. An diesen Tagen ruht das Daily Business, nur absolut zwingende Arbeiten werden von Mitarbeitenden bearbeitet, die für den Pikettdienst eingeteilt sind. Der Sinn leuchtet ein: Ich könnte nicht seriös am kontinuierlichen Verbesserungsprozess arbeiten, wenn ich mit meinen Gedanken beim nächsten Kundenprojekt bin.

 

Alle Mitarbeitenden reichen im Vorfeld eines KVP-Tages mindestens zwei Verbesserungsvorschläge ein, die ihren Arbeitsbereich, eine Schnittstelle oder auch den Gesamtbetrieb betreffen. Wie erwähnt sind das meist kleine Dinge, die aber eine grosse Wirkung erzielen können. Die Vorschläge sollen eine gewisse Relevanz haben, es geht nicht um eine Wunschliste wie an Weihnachten. Für die Einreichung der Vorschläge haben wir auf unserem Intranet ein elektronisches Formular kreiert. Darauf wird festgehalten, von wem der Verbesserungsvorschlag stammt, welchen Bereich er betrifft, an wen er gerichtet ist – und Ausgangslage und Optimierungsvorschlag sind kurz zu skizzieren.

 

Im Anschluss stellt die Geschäftsleitung in groben Zügen das Tagesprogramm zusammen. Sie definiert die fixen Blöcke (z.B. Impulsreferate, Infomeetings für den Gesamtbetrieb oder die Bearbeitung eines Themas, das alle Mitarbeitenden betrifft) oder auch mal ein Leitthema für den KVP-Tag. Wichtig ist, dass genügend Zeit bleibt, um in den Abteilungen oder in Kleingruppen an den Verbesserungsvorschlägen zu arbeiten, individuell an Arbeitsabläufen zu feilen oder Fertigkeiten zu trainieren.

 

 

Fazit

 

Seit rund zwei Jahren führen wir bei uns regelmässig KVP-Tage durch. Sie sind kein Selbstläufer, bedingen eine gute Vorbereitung sowie die Bereitschaft und den Einsatz aller Mitarbeitenden. Es braucht immer wieder den Mut, Neues auszuprobieren – und bei Nichtfunktionieren auch wieder fallen zu lassen und eine neue Lösung zu suchen. Aus heutiger Sicht kann ich sagen: Brunner Medien profitiert vom KVP, zahlreiche Optimierungen konnten schon umgesetzt werden. Und ja, ich gebe es zu: Auch unsere KVP-Tage selbst sind gelegentlich auf dem Hintergrund des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses zu überprüfen und zu justieren.

 

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