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Armin Barmet
Kommunikationsspezialist
 
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03.02.2016

Kategorie: Kommunikation


Welche formalen Aspekte Sie bei E-Mails beachten sollten

 

Im Dezember letzten Jahres habe ich in meinem Blogbeitrag «Wie Sie E-Mails professionell in Ihrem Geschäftsalltag einsetzen» die Dimensionen des heutigen E-Mail-Verkehrs aufgezeigt sowie Sinn und Zweck dieser in der Geschäftswelt nach wie vor populären Kommunikationsform erläutert. Ihre Stärke können E-Mails jedoch nur voll ausspielen, wenn auch auf formale und sprachliche Sorgfalt geachtet wird.

 

 

 

Der Verteiler – «An», «Cc» oder «Bcc»?

 

Vereinfacht gesagt bestimmt die Erwartungshaltung an die Adressaten des E-Mails oder ihre Rolle in einem Projekt, in welche der drei zur Verfügung stehenden Empfängerzeilen sie eingetragen werden.

 

Empfängerzeile Adressaten
«An»

In dieser Zeile finden sich die Hauptadressaten. Es handelt sich um direkte Ansprechpartner, um Personen, von denen Sie eine Antwort erwarten, denen Sie eine Antwort zukommen lassen oder für die Sie einen Auftrag erfüllen.

«Cc»

In dieser Zeile (Abkürzung für engl. «Carbon copy» = Kohlenpapierkopie; in Anlehnung an den guten alten Durchschlag) führen Sie Empfänger auf, welche die verschickte E-Mail einfach zur Kenntnis nehmen sollen. Von Ihnen wird keine Reaktion erwartet. Denken Sie beim Ausfüllen der Zeile an die Mail-Überflutung und überlegen Sie sich, wer wirklich über Ihre Informationen Bescheid wissen muss.

«Bcc»

Nur mit Bedacht und darum restriktiv sollten Sie die Bcc-Zeile (engl. «Blind carbon copy» = Blindkopie) verwenden. Darin aufgeführte Empfängeradressen bleiben im E-Mail-Verkehr verborgen, was ihre Eignung für Massenmails begründet. In der Geschäftskorrespondenz sollten Sie allerdings mit offenen Karten spielen und von Massenversänden absehen.

Ich fülle bei ausgewählten Mails manchmal eine meiner persönlichen Adressen in die Bcc-Zeile ein, um zu kontrollieren, ob und wie das Mail beim Empfänger ankommt.

 

 

Die Betreffzeile – konkret auf den Punkt bringen

 

Die Betreffzeile hat eine wichtige Funktion, weil sie den Spam-Filter quasi über Sein oder Nichtsein des E-Mails entscheiden lässt. Sie gehört darum erstens grundsätzlich und zweitens in guter Qualität zu jedem E-Mail. Darum macht es Sinn, wenn Ihr E-Mail-Programm Sie vor dem Versenden automatisch auf eine leere Betreffzeile aufmerksam macht. Inhaltlich sollte die Betreffzeile auf das Hauptanliegen Ihres E-Mails fokussieren. Ja, sie sollte möglichst schlank formuliert sein, aber auch klar und konkret auf den Adressaten bezogen. Also besser «Zwischenbericht Projekt xy» als einfach nur ein kurzes «Zwischenbericht». Damit Ihr Mail nicht im Spam-Ordner landet, sollten Sie anzügliche und werberische Wortkreationen sowie Ausrufezeichen und Auslassungspunkte vermeiden.

 

Und wieder ist beim Ausfüllen an die Empfängerin zu denken. Sie möchte das Mail vielleicht archivieren und ist froh, wenn die Betreffzeile ein Schlagwort aufgreift, unter dem sie den Inhalt auch später noch schnell einordnen kann.

 

 

Anrede, Fliesstext, Grussformel, Signatur – gut gegliedert ist ganz gewonnen

 

Ein optimal gegliedertes E-Mail erlaubt dem Leser eine schnelle Übersicht und eine speditive Lektüre. Beides ist entscheidend, weil der Faktor Zeit in Geschäfts-E-Mails ein bedeutendes Kriterium ist.

 

Anrede
  • In formellen E-Mails verwenden Sie das gebräuchliche «Sehr geehrte/r …».
  • Ist man mit dem Adressaten besser vertraut oder gar per Du, passt «Liebe/r …».
  • «Guten Tag …» ist eine geeignete Zwischenvariante – weder zu distanziert noch zu persönlich.
  • «Guten Morgen …» oder «Guten Abend …» würde ich vermeiden, weil Sie nicht wissen, wann der Empfänger Ihr E-Mail liest.
Fliesstext

Halten Sie sich so kurz wie möglich und so lang wie nötig. Die Dreiteilung «Einleitung, Hauptteil, Abschluss» macht durchaus Sinn. In der Einleitung erläutern Sie die Ausgangslange oder formulieren den Anknüpfungspunkt in einem laufenden Dialog. Der Hauptteil enthält sämtliche neuen Informationen, eventuell auch mit Links. Im Abschluss finden sich die nächsten Schritte, ein Ausblick oder eine Würdigung – je nach Botschaft Ihres Mails.

Grussformel

Standard ist «Freundliche Grüsse». «Mit freundlichen Grüssen» gilt in der Schweiz schon seit Längerem als veraltet. Variationen je nach Verhältnis zum Adressaten sind: «Herzliche Grüsse», «Liebe Grüsse aus der Zentralschweiz» usw.

Signatur

In der Signatur stehen Ihr Vor- und Nachname in dieser Reihenfolge, die Berufsfunktion, Firma, Adresskoordinaten, Telefonnummer(n), URL der Firmenwebsite. Die E-Mail-Adresse braucht hier nicht aufgeführt zu werden, sie steht ja im Absender. Ein kurzer Werbespruch am Schluss mag durchgehen, unterlassen Sie aber langfädige Lobhudeleien, Einladungen zu Events, Auflistungen erfolgreicher Projekte oder dergleichen. Sie wissen: Faktor Zeit!

Übrigens: In Deutschland gelten für E-Mail-Signaturen im Geschäftsverkehr gesetzliche Vorschriften. Machen Sie sich also kundig, wenn Ihr offizielles Mail die Landesgrenze nach Norden verlässt.

 

 

 Sprache – klipp und klar, aber nicht zu viel

 

Wir haben in meinem ersten Blogbeitrag Sachlichkeit und Freundlichkeit als Kerneigenschaften von E-Mails definiert. Diese müssen sich natürlich in der Sprache widerspiegeln. Oder umgekehrt: Die Sprache komponiert die Musik Ihres E-Mails. Eine einfache Sprache mit unkompliziertem Satzbau und geläufigen Wörtern fördert ein schnelles Verstehen. Korrekte Rechtschreibung und Zeichensetzung gehören ebenfalls dazu. Wir wollen ja schliesslich Anstand und Respekt vor den Lesern wahren.

 

Lesen Sie vor dem Abschicken Ihr E-Mail unbedingt nochmals durch. Erst wenn der Fehlerteufel erlegt ist und Sie vollumfänglich zufrieden sind, klicken Sie auf den «Senden»-Button.


 

 

Letzte Folge

 

In meinem nächsten Blogbeitrag möchte ich Ihnen abschliessend einige Praxistipps zum Thema Business-E-Mails mit auf den Weg geben.

 

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