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Armin Barmet
Kommunikationsspezialist
 
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01.12.2015

Kategorie: Kommunikation


Wie Sie E-Mails professionell in Ihrem Geschäftsalltag einsetzen

 

E-Mails prägen die Kommunikation im Geschäftsalltag. Sehr viele Menschen versenden, empfangen und lesen in ihrem Beruf täglich E-Mails. Unzählige klagen auch über die fast nicht mehr zu bewältigende Flut. Es lohnt sich daher, über den Zweck von E-Mails, den Umgang mit ihnen und über Trends im mobilen Zeitalter einige Überlegungen anzustellen.

 

 

E-Mail – der Klassiker der Businesskommunikation

 

Die Zahlen sind schwindelerregend. Gemäss einer Hochrechnung des Technologie-Marktforschers «The Radicati Group» werden im Jahre 2015 pro Tag weltweit rund 112,5 Milliarden geschäftliche E-Mails versandt bzw. empfangen. Tendenz steigend.

 

 

Hochrechnung zur Anzahl verschickter geschäftlicher und privater E-Mails pro Tag (The Radicati Group, 2015)

 

 

Mögen diese Zahlen auch etwas plakativ daherkommen und womöglich zu hoch gegriffen sein, die Dimensionen zeigen, wie populär E-Mails sind. In der privaten Korrespondenz sind Kurznachrichtendienste wie WhatsApp zwar drauf und dran, dem E-Mail den Rang abzulaufen. Zumal sie gemäss einem Bericht in «DIE WELT» bald auch fähig sein sollen, Dokumente zu versenden. In der Businesskommunikation stehen E-Mails jedoch ungefährdet an der Spitze.

 

 

Sachlich bleiben

 

Dass E-Mails so beliebt sind, heisst noch lange nicht, dass sie auch richtig eingesetzt werden. Die Rolle des Business-E-Mails sollte sich nämlich darin beschränken, ein Instrument der Informationsvermittlung, der alltäglichen Korrespondenz und – im Rahmen der Kalenderfunktion – der Planung zu sein. Seien wir uns bewusst: Kommunizieren wir über E-Mail, kommunizieren wir indirekt. Ich sehe und höre mein Gegenüber nicht. E-Mails sind darum für die Weitergabe von Informationen mit hoher Tragweite ungeeignet. Und schon gar nicht der Weg, um Konflikte auszutragen oder Dampf abzulassen. In geschäftlichen E-Mails sollten Sie darum stets sachlich bleiben. Und E-Mails so verfassen, dass auch eine breite Öffentlichkeit sie ohne Empörung ertragen könnte. Leider werden sie nämlich zu oft schneller weitergeleitet als gelesen.

 

 

Schnell, aber nicht hyperaktiv reagieren

 

Gerade weil sie so leicht weitergeleitet oder beantwortet werden können, ist der Anspruch hoch, dass umgehend auf E-Mails reagiert wird. Bevor Sie die Tastatur ins Visier nehmen, sollten Sie sich jedoch überlegen, ob überhaupt eine Antwort verlangt wird. Und zuallererst, ob die Zeit fürs Checken des Mailordners geeignet ist. Statt sich ständig vom Gepiepe eingehender Nachrichten unterbrechen zu lassen, sollten Sie für Ihre E-Mail-Korrespondenz feste Zeitfenster einplanen.

 

Wenn Sie auf E-Mails antworten, spielen Dringlichkeit und Wichtigkeit der Nachricht eine Rolle. David Bauer schlägt in seinem witzigen Buch «Kurzbefehl. Der Kompass für das digitale Leben» eine Matrix mit vier Handlungsempfehlungen vor:

 

Status der Nachricht Handlungsempfehlung Beispiel
Wichtig und dringend unverzüglich antworten Kollege: «Lust auf ein Bier, jetzt, sofort?»
Wichtig, aber nicht dringend gelegentlich antworten Chef: «Ich bin gespannt auf Ihre Analyse.»
Nicht wichtig, aber dringend zeitnah oder gar nicht antworten Mike Shiva: «Rufen Sie mich jetzt an.»
Nicht wichtig und nicht dringend Joker Facebook: «xy möchte dein Freund werden.»

 

 

In der Geschäftswelt sollten Sie auf Anfragen ohne Dringlichkeitsstatus innerhalb von 24 Stunden eine Reaktion erwarten dürfen. Sind Sie längere Zeit abwesend, sollte ein Autoresponder über Ihre Absenz informieren.

 

 

 An mobile Leser denken

 

Es ist kein überraschender Befund, dass E-Mails zunehmend über mobile Geräte gelesen werden. Gemäss den «Customer Views of email marketing 2015» von BlueHornet checken 67,2% der Adressaten Ihren E-Mail-Ordner auch mit dem Smartphone.

 

(Quelle: emailmonday.com, 2015)

 

 

Interessant ist aber, dass die Klickrate bei mobilen Geräten um bis zu 50% tiefer liegt als bei PC oder Laptop. Diese Zahl eruierte der deutsche E-Mail-Marketing-Anbieter Agnitas. Eine Erklärung dafür bietet der Nutzungskontext: Mails werden auf mobilen Geräten oft nur beiläufig gelesen. Man hat wenig Zeit, wird eher unterbrochen. Wenn verlinkte Inhalte dann nicht für kleine Bildschirme optimiert sind, ist das E-Mail schnell gelöscht. Konsequenz daraus: E-Mails sollten möglichst kurz sein – und verlinkte Inhalte auch auf dem Smartphone einwandfrei zugänglich. Darum arbeitet wirkungsvolles E-Mail-Marketing generell mit Webseiten, die für mobile Geräte optimiert sind.

 

 

Fortsetzung folgt

 

In meinem nächsten Blogbeitrag erfahren Sie, wie professionelle Business-E-Mails formal und sprachlich gestaltet werden sollten.

 

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